Day-to-Day Business als Freelancer

Als Freelancer freut man sich besonders über bezhalte Rechnungen - doch wie muss so eine Rechnung eigentlich aussehen?

Als Freelancer in Österreich hat man einen wesentlich höheren bürokratischen Aufwand, verglichen mit Angestellten. Man muss Rechnungen stellen, seine Umsätze richtig in FinanzOnline eintippen - darauf achten, dass die SVS Beiträge und Einkommensteuervorauszahlungen auch wirklich gezahlt werden und vieles mehr.

Doch wie erstellt man eigentlich so eine Rechnung - und was gehört dort drauf?

Das Kerngeschäft als Freelancer - Rechnungen stellen

Ohne Rechnungen gibt’s kein Geld als Selbstständiger - daher ist es wichtig, dass du einen guten Überblick über deine gestellten und bereits bezahlten Rechnungen behälts.

Deine Rechnungen kannst du theoretisch erstellen wie du willst, ob du dafür Word verwendest, oder ein Tool wie z.B.: den Rechnungsersteller von Holvi. Ich persönlich verwende Lanzo, welches ein österreichisches Online Tool speziell für Freelancer ist, jedoch ist es jedem selbst überlassen was er hier verwendet und Word Templates für Rechnungen gibt es Online wie Sand am Meer.

Viel wichtiger als das Tool welches man verwendet ist der Inhalt der Rechnung, denn hier muss man sich an einige gesetzliche Vorschriften halten. Die WKO hat eine hierzu eine gute Auflistung, aber ich fasse hierbei nochmal die wichtigsten Punkte schnell zusammen:

  • Der Name & die Anschrift deines Unternehmens
  • Der Name & die Anschrift des Empfängers
  • Menge & Bezeichnung der erbrachten Leistungen
  • Tag/Zeitraum der Leistungserfüllung
  • Kosten der Leistungen inklusive anzuwendenden Steuersatz bzw Hinweis falls die Steuer entfällt
  • Gesamtsteuerbetrag der erbrachten Leistungen
  • Austellungsdatum
  • Fortlaufende Nummer
  • Deine eigene UID Nummer
  • UID Nummer des Empfängers falls der Rechnungsbetrag über 10.000€ beträgt oder der Empfänger eine Firma aus dem EU-Ausland ist

Diese Anforderungen sind teilweise der Grund warum ich ein Tool für die Rechnungserstellung verwende, da dieses automatisch all diese Informationen einfügt und die Rechnungsnummer erhöht. Hilfreich auf der Rechnung wären außerdem die Bankdaten deines Unternehmens und das vereinbarte Zahlungsziel.

Rechnungen ins EU-Ausland stellen

Nehmen wir an du machst dich als Social Media Marketing Consultant Selbstständig und einer deiner Kunden ist eine kleine Fitness Firma aus Hamburg. Seit 2010 müssen Leistungen an Ihrem Erfüllung Standort versteuert werden - dies bedeutet für dich, dass du keine Umsatzsteuer in Österreich abliefern musst, sondern stattdessen geht die Steuerpflicht auf den Leistungsempfänger, in diesem Beispiel die Fitness Firma aus Hamburg über, sprich du stellst deine Rechnung aus mit 0% Umsatzsteuer.

Um allerdings wirklich von der Steuer befreit zu werden musst du dich an ein paar Regelungen halten.

Deine Rechnung muss folgenden Text enthalten:

Umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung - Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger

Außerdem muss auf der Rechnung die UID Nummer des Empfängers stehen und du musst zwar keine Umsatzsteuer auf deine Erträge zahlen, aber seit 1.1.2020 musst du deine Erträge aus innergemeinschaftlichen Lieferungen in einer Zusammenfassenden Meldung in FinanzOnline angeben. Wie genau diese Meldung auszusehen hat schauen wir uns ein bisschen später an.

Wie funktioniert das mit den Sozialversicherungsbeiträgen?

Grundsätzlich gilt, wenn jemand von dir Geld will meldet er sich meistens rechtzeitig. Das gleiche gilt für die Sozialversicherungsbeiträge - die SVS wird dir rechtzeitig am Anfang vom Jahr eine Rechnung schicken mit deinen Beiträgen welche du 1x pro Quartal überweist. Wenn du bereits beim einreichen der SVS Anmeldung höhere Einnahmen angegeben hast sollte dieser Beitrag auch passend zu deinem erwartetem Umsatz sein. Wenn der Beitrag besonders niedrig oder hoch ist kannst du deine erwartete Beitragsgrundlage auf der Homepage der SVS anpassen. Dort kannst du auch deine fällige Zahlungen sehen und dich informieren zum Selbstständig Gesund Programm, womit du deinen Selbstbehalt senken kannst.

Betriebliche Vorsorgekassen

Spätestens 6 Monate nach der Anmeldung bei der Sozialversicherung muss man sich für eine Betriebliche Vorsorgekasse entscheiden, ansonsten wird man automatisch einer zugeteilt. Die Vorsorgekassen investieren einen kleinen Teil deiner Sozialversicherungsbeiträge welche du dir auszahlen lassen kannst, entweder sobald du in Pension gehst oder deine Tätigkeit als Selbstständiger nieder legst. Die Mitgliedschaft ist übrigens für die meisten Freelancer verpflichtend.

Eine Liste der betrieblichen Vorsorgekassen findest du hier und hier kannst du mehr über das Vorsorgekassensystem erfahren

Die Steuern

Nichts im Leben ist sicher, nur der Tod und die Steuern - so lautet ein altbewährtes Sprichwort und wenn man eines wissen sollte als Selbstständiger dann folgendes: es gibt 2 Organisationen welchen du nie zu spät Geld zahlen solltest und das sind die Sozialversicherungen und das Finanzamt.

Wann ist meine Steuer fällig?

Man sollte meinen die Antwort auf diese Frage ist leicht und einheitlich - doch das ist sie natürlich nicht, deswegen fangen wir mit der leichtesten und logischsten Steuer an - der Einkommenssteuer.

Einkommenssteuer

Basierend auf deinem Steuerausgleich letztes Jahr bzw dem geschätzten Umsatz bei deiner Finanzamt Meldung erhaltest du einen Vorauszahlungsbescheid vom Finanzamt. Jeweils ein viertel der Vorauszahlung ist fällig am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November. Seit neuestem kannst du die Einkommenssteuer über ein SEPA - Lastschriftmandat automatisch abbuchen lassen - wenn du das nicht willst kannst du den Betrag auch per Hand überweisen (oder über die Finanzamt Integration von deinem Online Banking - falls deine Bank dies kann). Wie du manuell eine SEPA Überweisung an das Finanzamt tätigst erkläre ich gleich.

Umsatzsteuer

Kommen wir nun zum großen Punkt - der Umsatzsteuer. Grundsätzlich fällt diese Steuer auf im Unternehmen entstanden Umsatz bzw Mehrwert an - daher auch der Name. Wenn ein Kunde also ein Produkt kauft und für dieses Produkt 20% Mehrwertsteuer zahlt wird diese Steuer teilweise von jedem Unternehmen in der Produktionskette an das Finanzamt abgeliefert. Dies ist auch der Grund warum Unternehmen die Umsatzsteuer ihrer eingekauften Leistungen mit denen ihrer Verkäufe gegenrechnen können - die Differenz ist der generierte Mehrwert.

Soweit so gut - doch wann ist die Umsatzsteuer nun fällig? Nun, das hängt von deinen Umsätzen als Selbstständiger ab. Wenn du weniger als 100.000€ Umsätze im Jahr machst ist die Umsatzsteuer vierteljährlich zu melden, solltest du mehr als 1000.000€ Umsätze im Jahr haben ist die Umsatzsteuer monatlich zu melden. Soviel zur Meldung der Umsatzsteuer - doch bis wann muss man sie spätestens bezahlen?

Die Umsatzsteuer muss spätestens am 15. des auf den Voranmeldungszeitraum zweit folgenden Kalendermonats beim Finanzamt einreichen. Dies klingt mal wieder unnötig kompliziert, was es allerdings bedeutet ist - du musst die Umsatzsteuer spätestens bis zum 15. des übernächsten Monats nach der Meldung überweist haben - wichtig hierbei, das Geld muss am 15. bereits angekommen sein beim Finanzamt.

Des Weiteren ist es auch wichtig zu wissen welche Beträge für welchen Zeitraum anfallen. Hierfür gibt es 2 wichtige Begriffe die IST-Versteuerung und die SOLL-Versteuerung. Soll Besteuerung bedeutet die Steuer fällt an in dem Monat in dem die Rechnung gestellt wurde, IST Besteuerung hingegen bedeutet die Steuer fällt an sobald du das Entgelt für die Rechnung erhalten hast - sprich sobald die Rechnung bezahlt wurde.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit fällst du als Freelancer unter die IST - Versteuerung, es sei denn du bist Buchführungspflichtig (Doppelte Buchführung) - dafür benötigst du als Einzelunternehmen jedoch einen Umsatz über 700.000€ Euro im Jahr.


Hierzu nun ein kleines Beispiel:

Dieter ist ein Webdesigner, sein Jahresumsatz beträgt 150.000€ und im Jänner 2020 hat er 20.000€ in Rechnungen gestellt und 15.000€ in Rechnungen bezahlt bekommen. Im Februar erhält er die 20.000€ vom Jänner.

Da er mehr als 100.000€ im Jahr an Umsätzen hat, muss er monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung in FinanzOnline abgeben. Für den Monat 01 - 2020 hat er 15.000€ anzugeben und bis spätestens 15.3 zu überweisen an das Finanzamt. Für den Monat 02 - 2020 hat er 20.000€ anzugeben und bis spätestens 15.4 zu überweisen an das Finanzamt.

Vorsteuer eingekaufter Waren abziehen & Vorsteuer pauschalieren

Als Unternehmer darfst du die Mehrwehrsteuer eingekaufter Waren abziehen von der Mehrwertsteuer deiner gestellter Rechnungen. Die meisten Freelancer, mich inkludiert, kaufen allerdings nicht regelmäßig Waren ein, daher gibt es für uns die Möglichkeit der Vorsteuerpauschalierung. Diese besagt, wenn dein Vorjahresumsatz unter 220.000 € beträgt, darfst du dir 1.8% deines Nettoumsatzes (maximal 3.960 €) von der Umsatzsteuer als Ausgaben abziehen. Ob sich das für dich rechnet musst du entscheiden, allerdings kenne ich viele Freelancer und für die meisten rechnet es sich nicht jede Rechnung einzeln abzuziehen.


Um das ganze verständlicher zu machen, nochmal ein kleines Beispiel:

Maria hat im Jänner Rechnungen bezahlt bekommen in Höhe von 12.000 € (inkl. 20% Umsatzsteuer). Eigentlich müsste sie 2.000 € an Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen, allerdings darf sie 1.8% von ihrem Nettoumsatz als Ausgaben abziehen. 1.8% von 10.000 € sind 180 €, sprich sie schuldet dem Finanzamt nur 1.820 € Umsatzsteuer und darf sich die 180 € behalten.

Zusammenfassende Meldung

Die Zusammenfassende Meldung ist keine Steuer per-se aber genauso in FinanzOnline einzugeben und hängt zusammen mit der Umsatzsteuer. Alle Einnahmen aus innergemeinschaftlichen Lieferungen (= Lieferungen an Unternehmen im EU Ausland) müssen seit 1.1.2020 in der Zusammenfassenden Meldung ausgewiesen werden, damit die Rechnungen offiziell Steuerfrei sind - solltest du diese Meldung nicht abgeben, hast du Umsatzsteuer auf den in Rechnung gestellten Betrag zu zahlen.

Die Fristen für die Meldung sind die gleichen wie bei der Umsatzsteuer - sprich, wenn du unter 100.000€ im Jahr an Umsätzen hast vierteljährlich, über 100.000€ monatlich. Der große Unterschied zwischen den beiden Meldungen ist jedoch, dass es für die zusammenfassende Meldung keine SOLL und IST Besteuerung gibt, es gilt immer das Rechnungsdatum. Des weiteren hast du die Meldung bis zum Ende des nächsten Monats abzugeben.


Hierzu wieder ein Beispiel:

Jörg ist Unternehmensberater und hat einen Umsatz von 110.000€ im Jahr. Im Jänner 2020 hat er eine Rechnung an seinen Kunden in Deutschland gestellt in Höhe von 15.000€ und im Februar eine Rechnung an seinen Kunden in der Slowakei in Höhe von 10.000€. Beide Rechnungen wurden im Februar bezahlt. Jörg muss monatlich eine zusammenfassende Meldung abgeben, da er über 100.000€ Umsatz im Jahr hat. Die Meldung für den Monat 01 - 2020 in Höhe von 15.000€ hat er bis spätestens 29.2 (2020 war ein Schaltjahr) abzugeben und die Meldung für den Monat 02 - 2020 in Höhe von 10.000€ hat er bis spätestens 31.3 einzureichen.

Wie melde ich meine Steuern in FinanzOnline an?

FinanzOnline ist ein mächtiges Tool - jedoch nicht gerade intuitiv entwickelt. Daher zeige ich dir nun wie du die Umsatzsteuervoranmeldung und die Zusammenfassende Meldung in FinanzOnline einreichen kannst.

Umsatzsteuervoranmeldung

Um die Umsatzsteuervoranmeldung in FinanzOnline durchzuführen musst du zuerst auf der Startseite unter Eingaben im Drop-Down Menü Erklärungen auswählen.

Auf der nächsten Seite wählst du nun als Art der Erklärung Umsatzsteuervoranmeldung (inkl. Berichtigung) aus und am Ende der Seite unter Gültigkeit der Erklärung gibs du das Jahr und den Monat bzw Quartal ein für das du eine Meldung abgeben willst, danach drückst du auf weiter.

Unter dem Punk Lieferungen, sonstige Leistungen und Eigenverbrauch gibst du nun deine zu versteuernden Umsätze an (Keine Umsätze aus Innergemeinschaftlichem Erwerb!).

Bei Punkt 000 gibst du deine gesamten zu versteuernden Umsatz für den Zeitraum ein und bei Steuersätzen gibst du die Bemessungsgrundlage für die einzelnen Steuersätze an. Nehmen wir also an, ich habe 10.000€ netto zu versteuern und meine gesamten Einnahmen fallen unter den 20% Normalsteuersatz, dann hat meine Erklärung so auszusehen:

Sobald du damit fertig bist, drückst du auf weiter und wählt als nächstes den Punkt Vorsteuer aus

Unter diesem Punkt kannst du die Vorsteuer deiner eingekauften Waren abziehen. Solltest du (so wie ich) die Vorsteuer pauschalieren gibst du unter 060 die 1.8% deines Nettoumsatzes an, z.B.: 180€ (für meine 10.000€). Danach drückst du auf weiter und kannst dir die zu zahlende Umsatzsteuer ausrechnen lassen unter Vorberechnung.

Nachdem ich auf Vorberechnen geklickt habe, sehe ich, dass ich 1.820€ an Umsatzsteuer zu bezahlen habe.

Wenn du dir sicher bist das alles richtig ist, kannst du den Antrag einreichen.

Zusammenfassende Meldung

Um die Zusammenfassende Meldung in FinanzOnline durchzuführen musst du zuerst auf der Startseite unter Eingaben im Drop-Down Menü Erklärungen auswählen.

Nun wählst du Zusammenfassende Meldung aus und gibst wieder unter Gültigkeit der Erklärung das Jahr und den Monat bzw Quartal an.

Für die Zusammenfassende Meldung musst du nur einen Punkt ausfüllen, und zwar Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, Sonstige Leistungen und Beförderung oder Versendung in das Konsignationslager

In diesem Formular musst du nun die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deiner Kunden angeben und die Summe der Bemessungsgrundlagen. Wichtig hierbei, die Summe deiner Verkäufe muss in ganzen Euro angegeben werden, Cent Beträge werden auf- oder abgerundet. Da ich Dienstleistungen an ein Unternehmen erbrachte habe fällt es unter sonstige Leistungen

Sobald ihr alles fertig eingetippt habt könnt ihr auf weiter klicken und die Meldung einreichen.

Steuern manuell überweisen

Du kannst deine Steuer auf mehrere Wege bezahlen, entweder deine Bank hat den Finanzamtszahlung Service integriert, oder über eps-Überweisung - Dies funktioniert aber nur mit österreichischen Banken, auch wenn z.B.: N26 und Holvi EPS Integration besitzen, erlaubt dies FinanzOnline nicht. Was einem aber nirgendwo gesagt wird, du kannst auch deine Steuern per Hand an das Finanzamt überweisen, und so funktioniert das ganze:

Suche dir zuerst die Bankverbindung für dein zuständiges Finanzamt hier heraus, danach brauchst du nur noch deine Steuernummer und den Betrag welchen du bezahlen willst. Nehmen wir also an, ich will meine vorhin eingereichte Steuerschuld vom März 2020 in Höhe von 1.820 € beim Finanzamt des 1. und 23. Wiener Bezirkes begleichen. Die Buchung würde wie folgt aussehen:

Bei Buchungsnachricht muss deine Steuernummer stehen und wofür diese Überweisung ist - in meinem Fall also Umsatzsteuer März 2020.

Wichtig: Manuell eingereichte Steuern können ein bisschen dauern bis sie deinem Steuerkonto zugewiesen werden, deswegen würde ich sie sicherheitshalber immer ein bisschen früher überweisen - nur um auf Nummer sicher zu gehen.

Abschließende Worte

In diesem Artikel haben wir einiges besprochen - Wie man eine Rechnung stellt, wie man eine Rechnung ins EU - Ausland stellt, wir haben SOLL und IST Besteuerung kennen gelernt und eine Vorsteueranmeldung sowie Zusammenfassende Meldung in Finanz Online eingetippt.

Wichtig ist als Freelancer die Fristen nicht zu versäumen - unter Links & Ressourcen findest du ein Excel Dokument welches ich selbst verwende um keine Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung zu versäumen, falls es dir hilft bist du herzlichst eingeladen es zu verwenden.

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